Was der Verein für das Vereinsfest mit DJ beantragen muss

Welche Erlaubnis das Vereinsfest von der Gemeinde braucht

Wer auf einem Vereinsfest Alkohol verkauft, braucht dafür die Erlaubnis der Gemeinde. Das Gesetz nennt sie Gestattung, und so steht sie auch auf dem Antrag. Sie gilt nur vorübergehend, für einen besonderen Anlass wie ein Vereinsfest, und die Gemeinde kann sie widerrufen.

Das gilt auch, wenn der Gewinn an den Verein oder an einen guten Zweck geht. Nach dem Hinweisblatt einer Gemeinde in Mecklenburg-Vorpommern reicht schon die Absicht, Gewinn zu erzielen. Gibt es nur Alkoholfreies und Speisen, fragen Sie beim Ordnungsamt, ob Sie überhaupt etwas beantragen müssen.

Beantragen Sie die Erlaubnis bei der Gemeinde, in der das Fest stattfindet, und zwar mindestens zwei Wochen vorher. Das nennen das BayernPortal und ein Amt in Mecklenburg-Vorpommern übereinstimmend. Die Gebühr legt jedes Bundesland selbst fest. In Bayern liegt sie zwischen 30 und 2.000 Euro, bei einem rechtzeitigen Antrag kann sie entfallen. In Mecklenburg-Vorpommern kostet die Erlaubnis 50 Euro für den ersten Tag und 20 Euro für jeden weiteren Tag, höchstens aber 400 Euro.

Zum Antrag gehören meist Angaben zu Ort, Zeit und Getränken, ein Lageplan und ein Nachweis, dass die verantwortliche Person zuverlässig ist, etwa ein Führungszeugnis. Die Erlaubnis gilt nur für die Fläche, die im Antrag steht. In Mecklenburg-Vorpommern brauchen Sie für jeden getrennten Stand einen eigenen Antrag.

Die Gemeinde darf der Erlaubnis jederzeit Auflagen hinzufügen, zum Beispiel zur Lautstärke der Musikanlage. Geben Sie diese Auflagen an den DJ weiter, bevor er aufbaut.

Wie der Verein die Musik bei der GEMA anmeldet

Ein Vereinsfest ist für die GEMA öffentlich, sobald Gäste kommen, die nicht zur Familie oder zum engen Freundeskreis des Veranstalters gehören. Das gilt auch für kostenlose Feste. Veranstalter ist der Verein, nicht der DJ. Die Anmeldung läuft im Onlineportal der GEMA und muss vor dem Fest erfolgen.

1. Melden Sie das Fest im Onlineportal der GEMA an, bevor es stattfindet.
2. Geben Sie Fläche, Dauer, Gästezahl und eventuellen Eintritt an.
3. Prüfen Sie die Rechnung gegen Ihre Angaben.
4. Reichen Sie bei Livemusik binnen 6 Wochen nach dem Fest eine Titelliste ein. Bei einem reinen DJ-Set entfällt sie.

Verlangt der Verein Eintritt, gilt der Tarif für Musik vom Tonträger. Er beginnt bei 30,40 Euro netto für einen Raum bis 100 Quadratmeter und liegt bei 152,00 Euro netto für einen Raum bis 500 Quadratmeter. Dazu kommt ein Aufschlag je 0,85 Euro Eintritt. Für Straßen-, Dorf- und Bürgerfeste im Freien ohne Eintritt hat die GEMA einen eigenen, günstigeren Tarif. Bei ihm zählt die gesamte Festfläche vom ersten bis zum letzten Stand.

Der DJ zahlt außerdem selbst eine Gebühr für die Kopien seiner Musik. Das ist eine andere Zahlung und ersetzt Ihre Anmeldung nicht.

Wann das Land die GEMA-Gebühr für den Verein zahlt

In Bayern, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen übernimmt das Land die GEMA-Gebühr für gemeinnützige, überwiegend ehrenamtliche Vereine mit Sitz im Land. In allen drei Ländern gelten dieselben Grenzen. Bis zu 4 Veranstaltungen im Jahr sind abgedeckt, jede auf höchstens 500 Quadratmetern und ohne Eintritt. Spenden sind erlaubt.

Bayern nennt Vereinsfeste mit Musik vom Tonträger ausdrücklich, zum Beispiel DJ-Partys. Nicht abgedeckt sind Festivals, Konzerte, Theater und kommerzielle Weihnachtsmärkte. In Bayern gilt die Regelung seit dem 1. April 2023, in Nordrhein-Westfalen für Veranstaltungen ab dem 1. Juli 2026.

Anmelden muss der Verein das Fest trotzdem, und zwar vor dem Fest im Onlineportal. Sonst übernimmt das Land die Kosten nicht. Für weitere Länder wie Hessen, das Saarland und Thüringen führt die GEMA eigene Seiten für ehrenamtliche Vereine. Prüfen Sie dort die Bedingungen Ihres Landes.

Außerdem gibt es die Abgabe an die Künstlersozialkasse, die der Veranstalter zusätzlich zur Gage zahlt. Ein Verein zahlt sie in der Regel nur ab vier Veranstaltungen mit Künstlern im Jahr, wenn die Gagen 2026 zusammen über 1.000 Euro liegen. Wie sie sich berechnet, steht im Ratgeber zur Firmenfeier mit DJ.

Bis wann der DJ auf dem Vereinsfest spielen darf

Eine einheitliche Uhrzeit gibt es nicht. Ein Fest mit Alkoholausschank läuft nach dem Gaststättenrecht, und dort legt jedes Bundesland eine Sperrzeit fest. Das ist die Uhrzeit, ab der eine Gaststätte schließen muss. Sie kann bei öffentlichem Bedürfnis oder besonderen örtlichen Verhältnissen verkürzt, verlängert oder aufgehoben werden.

In Bayern gilt die Sperrzeit von 5 bis 6 Uhr. In Baden-Württemberg beginnt sie nach dem seit 1. Januar 2026 geltenden Landesgesetz um 3 Uhr, in Kur- und Erholungsorten um 2 Uhr und in den Nächten zum Samstag und zum Sonntag um 5 Uhr. Sie endet dort jeweils um 6 Uhr.

Früher kann der Abend aus zwei anderen Gründen enden. Erstens beginnt nach den Lärmvorschriften um 22 Uhr die Nachtzeit, und ab dann gelten strengere Lärmgrenzen. Verboten ist Musik damit nicht, aber wer vermeidbaren Lärm macht, der die Nachbarschaft erheblich belästigt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 Euro. Zweitens kann die Gemeinde in der Erlaubnis ein Ende der Musik vorgeben.

Für seltene Veranstaltungen lassen Lärmvorschriften höhere Werte an höchstens 10 bis 18 Tagen im Jahr zu. Die zehn Tage stammen aus der Technischen Anleitung zum Schutz gegen Lärm, die achtzehn aus der Freizeitlärm-Richtlinie der Länder. Welches Regelwerk gilt, hängt von der Art der Veranstaltung ab. Wie die Nachtruhe im Wohngebiet geregelt ist, steht im Ratgeber zum Geburtstag zu Hause.

1. Fragen Sie die Gemeinde nach der Sperrzeit am Festort und danach, ob sie für Ihr Fest eine andere Uhrzeit festgelegt hat.
2. Lesen Sie die Auflagen der Erlaubnis zu Lautstärke und Ende der Musik.
3. Geben Sie die späteste Uhrzeit an den DJ weiter, bevor Sie den Vertrag unterschreiben.
4. Bestimmen Sie eine Person, die am Abend auf die Uhr schaut.

Welche weiteren Genehmigungen das Fest braucht

Die Erlaubnis für den Ausschank deckt nicht alles ab. Nach dem Hinweisblatt einer Gemeinde in Mecklenburg-Vorpommern holen Sie weitere Genehmigungen gesondert bei den zuständigen Stellen ein.

• Eine Baugenehmigung, wenn Bauten oder Aufbauten nötig sind.
• Die Erlaubnis zum Betrieb von Schankanlagen.
• Die Erlaubnis, öffentlichen Grund wie eine Straße oder einen Platz zu nutzen.

Kommen mehr als 200 Besucher in einen Raum, greift außerdem die Versammlungsstättenverordnung des Landes. Sie regelt Fluchtwege und Notausgänge. Die Länder weichen dabei teils voneinander ab.

Wer Alkohol ausschenkt, muss die Regeln des Jugendschutzes deutlich sichtbar aushängen und sie durchsetzen. Auf einer öffentlichen Tanzveranstaltung dürfen 16- und 17-Jährige ohne Begleitung bis 24 Uhr bleiben, jüngere Gäste gar nicht.